书刊采访操作细则

第一部分：图书

一、图书访问细则

1．每学期初和学期末，采访员向教务处、学生工作处、专业系（室）了解专业设置、重点课程设置的动、静态变化及科研课题立项情况，了解和掌握教师对教学、科研用书的需求。

2．每期的《社科新书目》、《科技新书目》、《标准新书目》及出版社和书店发来的零散订单，采访员阅后，送有关专业系（室）征询意见，并请有关教师勾选。

3．订书信息台上读者勾选、推荐收藏书目定期回收，进行分析、选择，确定预订书目。

4．经常不定期向书库管理员了解图书流通、拒借情况，定期回收《图书拒借情况登记表》。

5．参加图书馆召开的读者座谈会，听取读者对藏书建设的意见。

6．留意报纸、广播、电视推荐的新书。

7．经常到各书店了解图书市场的最新出版信息。

二、图书预订细则

1．每年初，根据学校教学、科研和课外阅读需求以及馆藏情况和本馆《图书采购工作细则》，在学校经费分配预算方案出台15天内，编制采访计划，向领导汇报。

2．汇总教师、学生读者及本馆有关人员勾选的书目进行整理、分析，确定预订书目和复本量，并报领导审批。

3．预订书目进行逐条查重。

4．按机读目录CNMARC格式，在采访系统中输入预订数据，核查后，打印订单。（具体操作细则请参阅《采访系统操作说明》）

5．在当地书店订购的，可直送订单至书店；在外地书店订购的，将订单寄发至有关书店。

6．书店订购的新书到馆验收后，双方对验收总金额确认无误后，打印转帐报告，请有关主管领导审核，再移送财务科转帐。

7．书店收到款后，取回购书发票。经有关人员验收，主管领导审核后，送财务科充帐。

三、图书零订细则

1．收集图书零订单，经过查重，向书商寄出图书零订回执函。

2．先书后款的图书，经验收，核对无误后，打印汇款申报单，由财务人员从银行汇款。

3．先款后书的图书，将订单和汇款申报单请有关领导审核后，交财务科汇款。待书和发票到后，交财务科充帐。

4．由邮局汇款的，填写汇款单，从邮局汇出书款。待书和发票到后，经验收无误，去财务科报帐。

5．若订单发出一至两个月后还未到书，要去函、去电查询。

四、图书的现购细则

1．在书店现场购书时，根据手中的购书经费及读者平时教学、科研和课外阅读迫切需要，在预订单、零订单上难以见到的书目和馆藏以往不配套的书目，要特别留意，重点采购。

2．选书过程中要注意图书的印刷字迹是否清楚，有无缺页，破损、装订有误等现象。

五、图书的补缺细则

每学期有针对性地进行一次性补缺工作。重点补充因藏书遗失、剔除、预订缺到，漏订等原因造成的缺书。

六、图书的协调细则

1．在藏书建设中，与有关的图书馆进行协调，相互分工，各有重点，使各类文献的收藏达到最佳状态，可合理使用经费，保证最大限度的满足读者的需求。

2．参加协调时，本馆应提供一个补充藏书的综合性选题计划，然后根据各馆的计划，由协调机构拟定一个藏书补充协调章程，在章程中规定本地区或本系统藏书建设的任务、原则、基本方向和特点，说明协调的范围，办法和善后服务等。

3．在执行过程中，本馆应按章程规定的协调范围报送拟购的出版物目录，进行双边或多边的协调，并定期将通过协调购入的图书编成目录，按章程规定，供其它馆使用。

七、图书的交换细则

1．在国内交换方面，图书馆之间不强调等价等值的对等交换，而是采取互通有无的办法。剔除和淘汰本馆重复多余和不合特色要求的出版物，换回本馆需要的出版物。

2．在国外交换方面，注意对等的原则。由于我国出版物价格低廉，通常的办法是采取“一本对一本”或“一页对一页”的计算方法。交换时要注意出版物的学术价值和情报价值。

八、图书的赠送细则

1．接送馈赠是图书馆藏书补充的另一个来源。捐赠给图书馆的单位和个人藏书，大多是有价值的出版物，其中包括许多善本、珍本、稀有出版物和难得文献。

2．采访员要对赠送图书的单位或个人进行登记，记录赠送时间、赠送者、册数、总金额等。

3．对赠送的图书进行查重，若是本馆缺藏的，或是难得文献，交验收员验收。若是与本馆读者阅读需求相去甚远，本馆已藏有多册的，可考虑转赠给其他馆。

九、图书注销细则

1．每学期末，采访员从流通书库接到注销单后，将有关数据输入Foxpro数据库。将登录号，财产号、书名进行排序，再做公务目录的注销、财产帐本的注销、馆藏中央数据库的注销。

2．注销完毕后，采访员对注销单进行分析汇总，对需要补缺的图书进行登记，将订单寄书店托购。

3．因丢失而赔还的图书，采访员要进行注销图书的数据恢复工作。

第二部分：报刊、资料

一、报刊、资料的访问细则

1．预订前向各专业系（室）、学校的“二办三处”印发《报刊、资料预订征询单》，了解教师读者的阅读需求。

2．不定期向报刊、资料管理员了解各种报刊、资料的浏览、借阅情况。

3．在阅览室、资料室向读者现场了解对本室已订的报刊、资料的意见和建议。

4．在订书信息台《读者推荐书目》本上了解读者阅读需求。

5．对欲增、删的报刊、资料，要向有关专业系（室）征询意见。

6．参加学生代表、教师读者座谈会，听取读者对报刊、资料的订阅意见。

二、预订邮发报刊细则

1．将明年的《报刊简明目录》与今年的报刊预订单对比，逐条算出每种报刊、资料价格升降变化，计算出升价、降价总额，停刊种数，停刊总金额。最后在种数不变的情况下，合计出总升价金额，并向领导汇报。

2．将《报刊预订征询单》回收、整理后，报领导审核。

3．采访员与馆长一起商定明年报刊、资料预订的取舍。

4．输入明年的预订报刊数据，核查后，打印订单一式两份。

5．订单经邮局核查无误后，打印转帐报告，请各级领导审核后交财务科转帐。

三、零订非邮发报刊、资料细则

1．确定非邮发报刊、资料的预订数据。

2．输入预订数据，核查后，打印订单一式三份。

四、期刊、资料交换细则

1．收到期刊、资料交换函或要求交换的期刊后，打印《期刊交换通知》交由学校科研处处理。

2．打印期刊、资料交换回执函。

3．输入交换期刊数据。

五、报刊、资料赠送细则

1．收到赠送的报刊后，进行期刊检索。

2．已有数据的，进行订购新增。

3．经检索，未查到记录的，先进行编目新增，再进行订购新增。

六、期刊、资料注销细则

采访员收到期刊部转来的注销单后，做好核查工作。需要重新补购的，想方设法尽可能购到。

第三部分：其他工作

一、催书刊、资料细则

1．对一些预订、零订和交换的书刊、资料，采访员要定期检查缺书、缺刊情况。

2．将缺的书刊、资料信息反馈给书商或交换单位。

3．查明缺书刊、资料的原因，尽可能补齐。

二、退还书刊、资料细则

1．新书刊、资料经验收，发现有污损，缺页、印刷不清、错漏太多的，退还给书商更换。

2．错发、多发的书刊、资料退还给书商。

3．做好错发、误发书刊的信息登记，以便与书商核帐。

三、读者荐购书刊信息反馈细则

1．对读者特别推荐的，与教学、科研密切相关的，有一定代表性的书目，要单独做好记录。

2．新书到后，及时报告给有关读者。

3．因各种原因不能到书的，要向读者说明原因。

四、采访帐务管理细则

1．根据采访计划，合理分配文献购置经费。在经费允许范围内，严格控制，力争图书与报刊、资料经费各占50%。

2．各种载体、各种类型的文献资源要合理分配经费比例。

3．对每一笔预订、零订的书刊、资料，使用金额要登记；已验收、已报帐的书刊、资料，使用金额也要登记，做到心中有数。

4．定期统计预订、零订、赠送、交换书刊的总册数和总金额。

5．定期向财务科了解文献购置费的已报帐金额。

6．定期向馆长汇报文献购置费的使用情况（含预订金额、零订金额、已报帐金额等）。